Nhãn

CÁCH VẼ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC MỘT CÁCH KHOA HỌC

 


Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc hay dự án.

1. Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là công việc lặp đi lặp lại, bao gồm các đầu mục việc cần hoàn thành để đạt được kết quả. Quy trình này đòi hỏi có sự đảm bảo về độ  chính xác,  độ phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc biệt phải mang lại hiệu suất tốt.  Bởi bất cứ tổ chức nào cũng cần có một quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng để các bộ phận, phòng ban trong công ty dễ dàng tiếp cận, hoạt động theo. 
2. Cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc khoa học

Việc làm chủ các kế hoạch công việc của mình sẽ rất đơn giản đối với doanh nghiệp và nhà quản lý thông qua các cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc đơn giản sau đây.


Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Bước 1: Chọn quy trình 

Khi thực hiện vào việc gì bạn cần xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình làm việc. Ở bước này  các nhà quản lý cần lựa chọn cho đúng sơ đồ quy trình làm việc với nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp. Cũng như cân nhắc các đối tượng người dùng  trong sơ đồ này, để cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai phù hợp nhất.

Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Các nhà quả lý cần xác định điểm bắt đầu và kết thúc của sơ đồ quy trình làm việc. Đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng được cụ thể, rõ ràng. 

Bước 3: Thu thập thông tin 

Việc thu thập các thông tin nhân sự hoặc các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng bước trên lưu đồ, nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự. Và nhà quản lý chỉ cần ghi lại mốc thời gian của quy trình hay những lưu ý để tăng hiệu quả công việc. 

Bước 4: Bỏ qua các loại nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc nhà quản lý có thể điều chỉnh các công đoạn hay những quy trình kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Nhà quản lý có thể cân nhắc các mục tiêu tổng quan đối với các nhiệm vụ không liên quan có thể đưa vào các mục nhiệm vụ không cần thiết, không qua trọng hay không khẩn cấp.

Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc


Ở bước này sau tất cả các thông tin được phân tích thì các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm hoặc thực hiện các thao tác  truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng hình thức nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện được quy trình làm việc một cách dễ hiểu, dễ truyền đạt và dễ chia sẻ.

Bước 6: Số hóa quy trình làm việc

Thay vì thực hiện các công việc thông qua văn bản, giấy, qua truyền miệng haowjc qua các công cụ hôc trợ như Excel thì nay các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm trực quan  giúp số hóa quy trình làm việc.

Bước 7: Ứng dụng vào hệ thống và Phân tích kết quả

Ở bước cuối cùng này việc đánh giá và phân tích kết quả mang đến cho doanh nghiệp  nhwuxng đánh giá về hiệu suất và chất lượng kết quả làm việc nhân viên. Từ đó doanh nghiệp có thể tìm ra các điểm mạnh điểm yếu  của quy trình làm việc nhà mình mà có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.

Bài viết tham khảo thêm:



 

Nhãn:

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến