Nhãn

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHƯ THẾ NÀO?

 


Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự có thể xem là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự.  Và việc chúng ta cần quan tâm là làm sao để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, khoa học và logic. Đây là những ưu tiên hàng đầu để công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp được hiệu quả.

1. Quy định về việc quản lý hồ sơ như thế nào?

Hồ sơ nhân sự được hiểu là những lưu trữ về cá nhân về người lao động tại doanh nghiệp như: hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng kỷ luật…đây là những thông tin quản lý của một nhân sự tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự cần phải thực hiện thêm theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp lưu trữ nhằm mục đích cho những đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó sẽ được gắn liền với việc tính lương, để trình lên cơ quan thuế cũng nhưng những cơ quan có thẩm quyền để kiểm tra.

Hồ sơ nhân sự ở mỗi đơn vị doanh nghiệp khác nhau, còn tùy vào quy mô cùng như với những tính chất doanh nghiệp mà hồ sơ được chia thành nhiều với những loại hồ sơ khác. Chẳng hạn như: loại trả lương, loại quy chế khen thưởng, hợp đồng lao động…Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ của 1 nhân sự sẽ được lưu trữ và theo dõi trong suốt một quá trình mà từ những ngày đầu vào công ty đến khi kết thúc làm việc tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự này sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Những thông tin cần có việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự 

- Sơ yếu lý lịch, và các thông tin cá nhân của nhân viên.

- Những thông tin có liên quan đến những các quá trình làm việc tại công ty của nhân viên như: ngày chính thức vào làm nhận việc, ngày được thăng chức, chức vụ và  với công việc hiện tại.

 - Hợp đồng lao động và với những chế độ mà nhân viên hưởng đối với từng vị trí  tại doanh nghiệp như :nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, leader, trưởng phòng...

 - Quản lý và theo dõi những thông tin có liên quan đến quá trình nghỉ phép, chế độ ốm đau bệnh tật của nhân viên….

 - Những thông tin, quy định về những kỷ luật, khen thưởng, tuyên dương…

- Thông tin có liên quan đến thời hạn lao động, chấm dứt hợp đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.

2. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả


Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Việc thực hiện phân loại hồ sơ trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ lý lịch nhân sự… Và việ phân loại này sẽ giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa cho logic và khoa học.

Một mẹo nhỏ mà chúng tôi chia sẻ thêm với bạn để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học. Bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự

Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.

Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố:

·        Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc

·        Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm

·        Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…

Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Bài viết tham khảo

Nhãn:

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến